Jeg har gennem en stribe år været ansvarlig for udvikling af brugersiden af et lille simpelt system til registrering af fravær, timer (afvigelser) og kilometerpenge. Derudover har jeg set forskellige systemer i mine 5 år som selvstændig seniorkonsulent.

Fra mine erfaringer har jeg 8 punkter, som jeg mener er vigtige:

Grundig foranalyse og vurdering af nyt fraværssystem
En grundig foranalyse i samarbejde med brugere af systemet giver et godt grundlag for vurdering af de tilbud, der findes ”der ude”.

Hvilke typer registreringer skal systemet håndterer?

Hvilke typer af systemer til registrering har din virksomhed i forvejen?

Udgangspunktet er, at medarbejderen selv registrere sin ferie, timer, mv. Men der er måske personalegrupper, der ikke skal registrere selv, så i givet fald hvordan kan leder/stedfortræder bedst foretage registreringerne?

Giver systemet mulighed for et godt overblik over registreringerne for både medarbejder og leder?

Kan alle saldi vises for sig, fx ferie, feriefri, afspadsering, mv.? Har både medarbejder og leder et nemt overblik over hvor mange dage/timer, der er til gode/der ikke er afholdt eller planlagt afholdt?

Overvej nøje hvor mange features der er brug for, og vil de evt. ekstra features give anledning til ekstra spørgsmål fra medarbejdere og ledere til jeres lønmedarbejdere? En ekstra feature kan fx være, at systemet tildeler feriedage, og vil de følge det antal dage lønsystemet regner ud? Det kan være udregning af km-penge, hvor det er vigtigt, at satsen er korrekt i forhold til kørselsdatoen.

Er der integration med lønsystemet?
Er der en stamdataintegration med lønsystemet, så stamdata ikke skal vedligeholdes to steder? Og hvordan fungerer import af løndata?

Selvom der er ofte tale om et minimum af stamdataoplysninger, er min erfaring, at det giver ekstra arbejde i en travl hverdag at vedligeholde de samme data flere steder. Derudover tænker jeg, at i denne digitale verden, vi lever i nu, må det være et minimumskrav.

Stamdata bør opdateres automatisk. Løninput kan være med løndata i en flad fil eller via webservice.

Hvordan fungerer udlæsning af data til løn?
Får lønposter, der er udlæst til lønbehandling, en markering i systemet, så det ikke er muligt at eksportere data igen?

Jeg har set flere steder, at eksport af løndata ikke markeres. Der skal i stedet for angives en fra- og til-dato, som kan give anledning til usikkerhed omkring, hvorvidt de rigtige data kommer med. Er det muligt at få data med, der er registreret tilbage i tid, hvis en medarbejder fx har glemt at registrere en ferieperiode?

Kan man rette i fravær, mv. efter udtræk til lønbehandling?
Vær opmærksom på, om jeres lønsystem kan håndtere ændringer til fravær, der er lønbehandlet. Hvis det kan lade sig gøre at ændre fravær i fraværssystemet, og det ikke bliver behandlet af lønsystemet, så kan det være en betydningsfuld kilde til difference i saldi mellem de to systemer.

Hvis der kan rettes i fraværssystemet efter overførsel af data til lønsystemet, så kan en mulighed være at bede leverandøren af fraværssystemet markere de pågældende poster, så de kan behandles for sig selv.

Hvordan tildeles saldi?
Nu er jeg jo lønkonsulent, så jeg vil altid sige, at det er bedst at holde lønsystemet korrekt og sikre sig, at der fra/via lønsystemet er en mulighed for at foretage korrektioner/holde saldi i fraværssystemet korrekt. Jeg peger på lønsystemet, da det er der en evt. korrektion for barsel, orlov og deltid tæller med i saldi. Og ikke mindst er det lønsystemet, der holder fast i pengene, der følger med ferie- og evt. feriefridage.

Hvordan behandles ferie for deltidsmedarbejdere? Kan systemet håndtere saldi for medarbejdere på fx 4-dages uge?

Er det muligt at stemme saldi af?
Da fraværssystemet vil være det, medarbejderne ser, er det vigtigt, at det er de rigtige saldi, der vises. Derfor synes jeg, det er vigtigt, at udbyderen af systemet gør rede for og viser, hvordan det nemt og enkelt kan lade sig gøre at stemme saldi af efter en bestemt lønkørsel.

Er der en app med, og er brugergrænsefladen god?
Nu om stunder bør der være en app med til medarbejders registrering og leders godkendelse, og brugerfladen af systemet bør være lige til at gå til.

Brugergrænsefladen bør give både medarbejder og leder et godt overblik over dels registreringer og dels saldi.